TIETOSUOJASELOSTE

Yleistä Tämä on Arjen Aurinko Osuuskunnan Tietosuojalain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen asiakasrekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 22.10.2021. Päivitetty 5.12.2022.

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Arjen Aurinko Osuuskunta

Y-tunnus: 3213302-7

Osoite: Ilmakuja 3 b 33

Postinumero: 02210

Postitoimipaikka: Espoo

Puhelinnumero: 0440988946.

Sähköpostiosoite: info@arjenaurinko.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö (tietosuojavastaava)

Yritys: Arjen Aurinko

Nimi: Sinikka Nordlund

Osoite: Ilmakuja 3 b 33

Postinumero: 02210

Postitoimipaikka: Espoo

Puhelinnumero: 0440988946

Sähköposti: info@arjenaurinko.fi

3. Rekisterin nimi

Arjen Aurinko Osuuskunnan asiakas- ja markkinointirekisteri.

Keräämme ja käsittelemme rekisterissä asiakkaittemme ja potentiaalisten asiakkaittemme henkilötietoja.

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Kerättäviä henkilötietoja käytetään: Palvelun parantamiseen, palvelun suunnittelemiseen sekä tilatun palvelun toimittamiseen ja asiakassuhteen ylläpitoon sekä kehittämiseen. Rekisterin sisältämiä tietoja käytetään myös viestinnän ja markkinoinnin tueksi.

5. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste (tietosuoja-asetuksen artikla 6 (1) a ja 9 (2) a) henkilötietojen käsittelylle on

• Henkilön suostumus, joka on dokumentoitu asiakassopimukseen, annettu yhteydenottolomakkeessa tai muulla tavalla. Henkilötietoja kerätään ja käsitellään aina henkilön suostumuksella. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
• Yhteydenpito, asiakassuhteen suunnittelu, ylläpito ja hoitaminen, palvelujen kehittäminen, palvelun toteutus sekä markkinointi. Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. Tietosuojaseloste Henkilötietojen antaminen on asiakassopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: Nimi, Asema, Asiakasnumero, Sähköpostiosoite, Puhelinnumero, Henkilötunnus, Sukupuoli, Osoite, Ammatti, Äidinkieli, Mahdollinen huoltaja/edunvalvoja, Laskutustiedot, Maksutiedot, Selaimesi palvelimemme lähettämät tekniset tiedot (esim. verkkoyhteyden IP-osoite), Selaimesi lähetetyt evästeet, Asiakkaan avustajien nimet, Henkilön itse tuottamat tiedot kuten yhteydenotot, toiveet ja palaute, toiveet palvelun tarpeista, mahdolliset luvat ja suostumukset, sekä muut asiakassuhteeseen tai potentiaaliseen asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät henkilön suostumuksella kerätyt tiedot.

7. Tietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään asiakassuhteen ajan sekä asiakassuhteen päättyessä niin kauan kuin palveluseteliasiakkaan kunta vaatii Arjen Auringolta tai niin kauan kun niitä tarvitaan potentiaalisen asiakkaan kanssa tehtävän palvelun toteuttamiseksi, sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai asiakaspalvelun kehittämiseksi.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, yhteydenottopyynnöistä, sähköpostitse, puhelimitse, kirjallisesti, sopimuksista, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Keräämme myös henkilötietoja julkisista lähteistä, erilaisista tapahtumista sekä kolmansilta osapuolilta esimerkiksi markkinointitarkoituksiin.

9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan siirtää yhteistyökumppaneillemme ja alihankkijoillemme, jotka voivat käsitellä henkilötietoja vain tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin. Henkilötietoja ei kuitenkaan luovuteta kuin tarkoin valituille tahoille. Kuitenkin, kuten edeltä mainittu, tietoja voidaan satunnaisesti luovuttaa tietosuojalain mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Evästeiden (cookies) käyttö

Käytämme sivuillamme ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita. Mikäli sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu yleensä selaimen asetuksien kautta. Tietosuojaseloste On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

11. Rekisterin suojaus

Tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja henkilötiedot suojataan asianmukaisesti. Manuaalista henkilötietoaineistoa käsitellään ja säilytetään lukitussa tilassa. Pääsy manuaalisiin tietoihin on vain yrityksen nimetyillä henkilöillä. Kun rekisteritietoja säilytetään Internetpalvelimilla, tai muissa järjestelmissämme, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Sähköiset tiedot on suojattu palomuurilla, käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

12. Automaattinen päätöksenteko

Automatisoituja yksittäispäätöksiä (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22) ei tehdä.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisua tai poistamista tai tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen. Hänellä on myös oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 18 ja 21 mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle lähettämällä sähköpostia rekisterin vastaavalle yhteyshenkilölle tai tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle. Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).